Livre de police du négociant automobile : les mentions, le modèle, les sanctions

Toute personne dont l'activité professionnelle comporte la vente d'objets mobiliers usagés, ou acquis auprès de personnes qui ne les fabriquent pas et n'en font pas le commerce, tient un registre jour par jour. Les vendeurs de véhicules d'occasion en font partie, quel que soit leur statut : société, entreprise individuelle ou micro-entreprise, négociant à titre principal ou garage qui vend quelques véhicules.

Lorsque l'activité est exercée par une société, l'obligation incombe à ses dirigeants. Avant de commencer, le professionnel dépose une déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture de son établissement principal, qui lui remet un récépissé. Dans l'Hérault, le dossier s'adresse par courrier à la préfecture, à Montpellier.

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Le registre identifie le vendeur et le véhicule. Pour une personne physique : nom, prénoms, qualité et domicile, ainsi que la nature, le numéro, la date de délivrance et l'autorité d'émission de la pièce d'identité présentée. Pour une personne morale : dénomination et siège, ainsi que les nom, prénoms, qualité et domicile du représentant qui a réalisé l'opération, avec les références de sa pièce d'identité. La règle vaut pour celui qui vend, qui apporte à l'échange ou qui remet en dépôt en vue de la vente.

Le véhicule est décrit par sa nature, sa provenance et les éléments qui servent à l'identifier, dont le numéro de série. Chaque véhicule reçoit un numéro d'ordre. Le registre indique enfin le prix d'achat et le mode de règlement ou, à défaut de prix, une estimation de la valeur.

• Numéro d'ordre et date de l'opération
• Identité du vendeur ou du déposant, références de sa pièce d'identité
• Nature, provenance et description du véhicule
• Prix d'achat et mode de règlement

Sur papier, le registre est coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire. Les mentions sont portées à l'encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation. Un registre est tenu par établissement, et il se conserve cinq ans à compter de sa clôture.

Le registre peut être tenu sous forme électronique, ce qui dispense du registre papier. Le système doit garantir l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données ; l'arrêté du 15 mai 2020 en fixe les conditions techniques, par renvoi à la norme ISO 14641-1. Les données se conservent alors dix ans à compter de leur enregistrement. Avant de retenir un logiciel, demandez à l'éditeur comment il répond à ces exigences.

Chaque ligne du registre doit trouver sa pièce d'achat, son écriture comptable, puis sa sortie par une vente. À la clôture, trois listes se comparent : les véhicules inscrits et non sortis, les véhicules présents sur le parc et le stock comptabilisé. Un écart est une anomalie à expliquer avant l'inventaire, pas après.

Le registre sert aussi la TVA. L'identité du vendeur et le prix d'achat qu'il mentionne concourent, avec la pièce d'achat, à justifier l'application du régime de la marge à la revente.

• Stock, marge et trésorerie
• TVA sur marge

Omettre de tenir le registre, même par négligence, est puni de six mois d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende. Les mêmes peines s'appliquent à celui qui y porte des mentions inexactes ou refuse de le présenter à l'autorité compétente.

S'y ajoutent des contraventions : défaut de déclaration préalable en préfecture, numéro d'ordre non reporté, registre papier non coté et paraphé, registre électronique qui ne présente pas les garanties requises. Le registre et le récépissé de déclaration se présentent à toute réquisition, notamment de la police, de la gendarmerie, des services fiscaux et des douanes.

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