Réception des factures électroniques : le circuit fournisseurs

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques pour leurs achats auprès d'autres assujettis français. Au même moment, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont devenues tenues de les émettre. Les PME et microentreprises, elles, ne le seront qu'à compter du 1er septembre 2027. Concrètement, votre boîte de réception fournisseurs est donc aujourd'hui mixte : vos fournisseurs de taille importante (énergie, télécoms, grossistes, loueurs de matériel ou de véhicules, grands prestataires) doivent désormais vous adresser des factures électroniques structurées via leur plateforme agréée. Vos petits fournisseurs, eux, peuvent encore vous envoyer des PDF ou du papier. Cette période transitoire est celle où se prennent les bonnes ou les mauvaises habitudes : c'est maintenant qu'il faut organiser le circuit.

Une facture électronique ne s'envoie plus par courriel : elle transite par la plateforme agréée de l'émetteur puis par celle du destinataire, qui peut être la même, en s'appuyant sur l'annuaire central qui indique, pour chaque entreprise identifiée par son SIREN, la plateforme sur laquelle elle reçoit ses factures. Première vérification à faire dès maintenant : votre entreprise est-elle bien rattachée à la plateforme que vous avez choisie, et, si vous avez plusieurs établissements ou services acheteurs, les adresses de réception sont-elles correctement paramétrées ? Deuxième vérification : comparez la liste de vos fournisseurs soumis à l'obligation d'émission avec les factures effectivement reçues sur la plateforme depuis le 1er septembre. Un fournisseur habituel dont aucune facture n'apparaît doit être contacté : la facture a pu être déposée ailleurs, ou votre rattachement est incomplet. Mieux vaut le découvrir en septembre qu'au moment de la clôture.

La facture électronique s'accompagne de statuts qui retracent sa vie entre l'émetteur et le destinataire : déposée, mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, refusée ou encaissée, selon les cas. Certains de ces statuts sont obligatoires, d'autres facultatifs. Le refus d'une facture fait partie des statuts obligatoires : il doit être transmis par la plateforme, et non plus par un simple courriel. Le signalement d'un litige est facultatif, mais il est recommandé de l'utiliser pour garder une trace des échanges. Décidez donc qui, dans l'entreprise, valide les factures reçues, dans quel délai et avec quel niveau de contrôle (bon de commande, bon de livraison, conformité du prix). Rappel utile : une facture émise ne se supprime pas. Une erreur se corrige par un avoir ou une facture rectificative, et le refus doit rester motivé. Formaliser ce circuit en quelques lignes évite qu'une facture reste en suspens, ce qui pèse à la fois sur la relation fournisseur et sur la déduction de la TVA.

Les règles de fond ne changent pas : la TVA n'est déductible que si elle est devenue exigible chez le fournisseur, si elle figure sur une facture comportant les mentions obligatoires et si la dépense est engagée pour les besoins d'opérations ouvrant droit à déduction. En revanche, les données de la facture arrivent désormais structurées : identité du fournisseur, montants hors taxe, taux et montants de TVA, date d'échéance. Bien paramétrée, la liaison entre votre plateforme et votre outil comptable permet une pré-comptabilisation automatique, un rapprochement plus rapide avec les règlements et un suivi fiable des dettes fournisseurs. Cette automatisation ne dispense pas de contrôler l'imputation des charges, la distinction entre charge et immobilisation, ou l'application des règles d'exclusion de déduction, par exemple pour certaines dépenses liées aux véhicules de tourisme.

Une facture reçue sous forme électronique doit être conservée sous cette forme, dans des conditions garantissant son authenticité, son intégrité et sa lisibilité. Imprimer la facture et archiver le papier ne suffit pas. Le délai de conservation fiscal est de six ans, et le Code de commerce impose de conserver les pièces justificatives comptables dix ans. Vérifiez auprès de votre plateforme la durée d'archivage incluse dans votre contrat et les modalités de récupération des factures si vous en changez un jour : c'est un point à examiner dès la souscription.