Approbation des comptes : préparer l'assemblée du 30 juin

Les sociétés doivent soumettre leurs comptes annuels à l'approbation des associés dans les six mois de la clôture de l'exercice. Pour la grande majorité des sociétés, qui clôturent au 31 décembre, l'assemblée doit donc se tenir au plus tard le 30 juin. Ce délai est d'ordre légal pour la SARL et la SA ; dans la SAS, ce sont les statuts qui fixent les modalités de consultation, mais le délai de six mois s'impose également. En cas d'impossibilité, une prorogation peut être sollicitée auprès du président du tribunal de commerce, sur requête déposée avant l'expiration du délai. Ne pas tenir l'assemblée dans les temps expose le dirigeant à des sanctions et fragilise les décisions prises ensuite, notamment les distributions de dividendes.

Le dossier d'assemblée comprend les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), le rapport de gestion lorsque la société y est tenue, le texte des résolutions et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes et le rapport spécial sur les conventions réglementées. Les petites entreprises au sens comptable sont dispensées d'établir un rapport de gestion, ce qui allège sensiblement la préparation ; encore faut-il vérifier que les seuils de bilan, de chiffre d'affaires et d'effectif sont respectés. Les conventions conclues entre la société et ses dirigeants ou associés doivent être recensées : dans la SARL, elles font l'objet d'un rapport soumis au vote ; les omettre est une source classique de contentieux entre associés.

Dans la SARL, les associés sont convoqués au moins quinze jours avant l'assemblée, par lettre recommandée, et les documents leur sont adressés ou tenus à disposition dans le même délai ; un associé peut demander communication de certains documents sociaux. Dans la SAS, les statuts fixent librement les règles : relisez-les avant d'agir, car un formalisme statutaire non respecté peut entraîner la nullité des décisions. L'assemblée vote successivement l'approbation des comptes, l'affectation du résultat et, le cas échéant, le quitus au dirigeant. Rappel utile : le quitus n'a pas pour effet d'éteindre la responsabilité civile du dirigeant pour les fautes de gestion, il conserve une portée essentiellement morale. Le procès-verbal, signé et consigné dans le registre des décisions, formalise le tout.

L'affectation du résultat obéit à un ordre précis : dotation de la réserve légale à hauteur de 5 % du bénéfice jusqu'à ce qu'elle atteigne 10 % du capital, apurement des pertes antérieures, puis distribution ou mise en réserve du solde. Les dividendes votés doivent être mis en paiement dans les neuf mois de la clôture. Les comptes approuvés sont ensuite déposés au greffe du tribunal de commerce dans le mois de l'approbation, délai porté à deux mois en cas de dépôt par voie électronique. Les micro et petites entreprises peuvent demander la confidentialité totale ou partielle de leurs comptes lors du dépôt. Anticiper ces étapes dès mai évite l'engorgement de fin juin et les dépôts tardifs.