Facture impayée : recouvrement, provision et TVA récupérable

Une facture impayée ne se traite pas de la même façon selon sa cause. Éditez d'abord une balance âgée, c'est-à-dire l'état de vos créances classées par ancienneté, puis rangez chaque facture dans l'une des trois familles habituelles : le retard administratif, qui se règle par un appel ou un duplicata ; le litige commercial, qui suppose un accord avant tout paiement ; et le défaut de trésorerie, où les chances d'être payé diminuent à mesure que la situation du client se dégrade. Ce tri commande la suite : outils juridiques et traitement comptable diffèrent selon la catégorie.

Le recouvrement amiable commence par une relance écrite datée, puis une mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Attention à une idée reçue : entre professionnels, les pénalités de retard sont exigibles de plein droit dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, sans qu'un rappel soit nécessaire. La mise en demeure ne les déclenche donc pas, mais elle prouve votre diligence et prépare la phase judiciaire. Rappelez-y les pénalités et l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, qui doivent déjà figurer sur vos factures et vos CGV. Si la créance n'est pas sérieusement contestée, l'injonction de payer offre une voie rapide : la requête déposée au tribunal compétent permet d'obtenir une ordonnance revêtue de plein droit de la formule exécutoire, à faire signifier au débiteur. Et si le client fait l'objet d'une procédure collective, déclarez la créance au mandataire judiciaire dans le délai imparti : à défaut, vous n'êtes pas admis aux répartitions et la créance devient inopposable à la procédure collective : vous ne participez ni aux répartitions ni au plan.

Comptablement, une créance dont le recouvrement est compromis est reclassée en créance douteuse, au compte 416, et dépréciée. Fiscalement, la provision n'est déductible que si la perte est probable et nettement précisée : un simple retard de paiement ne suffit pas. Il faut des éléments objectifs propres au client concerné, tels qu'une procédure collective ouverte, une mise en demeure restée sans réponse ou des difficultés financières avérées. La dépréciation s'apprécie en principe créance par créance : un pourcentage forfaitaire appliqué globalement au poste clients n'est pas admis, même si une méthode statistique reste envisageable lorsque l'entreprise détient un très grand nombre de créances de faible montant. Elle se calcule sur le montant hors taxes, la TVA n'étant pas une charge de l'entreprise. La provision doit enfin être comptabilisée à la clôture et figurer sur le tableau des provisions joint à la déclaration de résultat : son omission de ce tableau ne fait pas perdre à elle seule le droit à déduction, mais elle est sanctionnée par une amende. Si le client règle finalement, la reprise est imposable.

Tant que la créance est seulement douteuse, la TVA collectée reste due. Elle ne peut être récupérée que lorsque la créance devient définitivement irrécouvrable, ce qui suppose une preuve et non un simple constat d'impayé : la décision de justice prononçant la liquidation judiciaire du client permet d'imputer la taxe dès sa date, à défaut une attestation d'irrécouvrabilité délivrée par le mandataire ou le liquidateur. En revanche, le jugement qui arrête un plan de sauvegarde ou de redressement ne rend pas la créance irrécouvrable, puisqu'il en organise le paiement : seules les remises de dettes consenties dans ce cadre ouvrent droit à récupération, à hauteur des sommes abandonnées. La récupération suppose aussi une formalité souvent oubliée : l'envoi au client d'un duplicata de la facture initiale portant, en caractères très apparents, la mention que la facture demeure impayée et que la TVA correspondante ne peut faire l'objet d'une déduction. L'imputation doit par ailleurs intervenir au plus tard le 31 décembre de la deuxième année suivant celle au cours de laquelle la créance est devenue définitivement irrécouvrable. Enfin, un prestataire qui acquitte la TVA sur les encaissements n'a pas encore reversé la taxe sur une facture non réglée et ne constate que la perte hors taxes ; celui qui a opté pour les débits l'a acquittée dès la facturation, comme un vendeur de biens.

Les entreprises qui subissent peu d'impayés sont celles qui préviennent. Des conditions générales de vente à jour constituent la première protection : pénalités de retard, délais conformes aux plafonds légaux et clause de réserve de propriété, à condition qu'elle ait été acceptée par écrit au plus tard au moment de la livraison. Vient ensuite la discipline : facturer sans délai, encaisser un acompte, échelonner la facturation des chantiers longs, automatiser les relances. Pour les créances significatives, l'assurance-crédit et l'affacturage, avec ou sans recours, transfèrent le risque ou la seule trésorerie.