Dépôt des comptes au greffe : délais, confidentialité, sanctions

Toute société commerciale (SARL, SAS, SA, et les SNC dans certains cas) doit déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce après leur approbation par les associés. Le calendrier s'enchaîne ainsi : l'assemblée d'approbation se tient dans les six mois de la clôture — soit au plus tard le 30 juin pour une clôture au 31 décembre —, puis le dépôt intervient dans le mois suivant l'approbation, délai porté à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique, ce qui est aujourd'hui le circuit normal via le guichet unique. Le dossier comprend les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), la proposition d'affectation du résultat et la résolution votée, ainsi que, le cas échéant, les rapports du commissaire aux comptes. Pour les sociétés non cotées, le rapport de gestion n'est pas déposé mais doit être tenu à la disposition de tout intéressé au siège.

Le dépôt rend en principe les comptes publics : concurrents, clients, fournisseurs et plateformes d'information légale peuvent les consulter. Le législateur a ouvert des options de confidentialité graduées selon la taille. Les micro-entreprises au sens comptable — celles qui ne dépassent pas deux des trois seuils de 450 000 € de total de bilan, 900 000 € de chiffre d'affaires et 10 salariés — peuvent demander que leurs comptes ne soient pas rendus publics, en joignant une déclaration de confidentialité au dépôt. Les petites entreprises — deux des trois seuils suivants non dépassés : 7,5 millions d'euros de bilan, 15 millions de chiffre d'affaires, 50 salariés — peuvent rendre confidentiel leur seul compte de résultat, le bilan restant public. Cette confidentialité n'est pas opposable à tout le monde : les administrations, la justice, la Banque de France et certaines entités de financement conservent l'accès aux comptes. Les sociétés appartenant à un groupe sont par ailleurs exclues de certaines de ces options.

Le défaut de dépôt est loin d'être anodin. Sur le plan pénal, il est sanctionné par une amende. Surtout, le président du tribunal de commerce peut, à la demande de tout intéressé ou du ministère public — et il le fait de manière croissante, le défaut de dépôt étant un signal de difficulté surveillé —, enjoindre sous astreinte au dirigeant de procéder au dépôt : chaque jour de retard coûte alors de l'argent. Le greffe signale par ailleurs les défauts de dépôt, ce qui dégrade l'image de l'entreprise auprès des banques, des assureurs-crédit et des partenaires qui consultent les données légales : une cotation dégradée ou un encours fournisseur réduit coûtent généralement bien plus cher que la publicité des comptes que l'on cherchait à éviter. Enfin, en cas de procédure collective ultérieure, l'absence répétée de dépôt figure parmi les éléments retenus au titre des fautes de gestion.

Beaucoup de dirigeants de TPE et PME optent par réflexe pour la confidentialité maximale à laquelle ils ont droit. Le réflexe se comprend — ne pas exposer ses marges à ses concurrents ou à ses clients grands comptes — mais l'arbitrage mérite d'être posé. Des comptes publics et solides sont un outil commercial : ils rassurent les banques sans démarche particulière, facilitent l'assurance-crédit de vos fournisseurs et crédibilisent l'entreprise dans les appels d'offres et les négociations. À l'inverse, la confidentialité se justifie pleinement lorsque la structure de marge est un véritable avantage concurrentiel, dans les secteurs à petit nombre d'acteurs, ou en phase de négociation sensible. L'option se décide chaque année au moment du dépôt : elle peut donc évoluer avec la situation de l'entreprise. Dans tous les cas, elle ne dispense d'aucune obligation d'établissement ni d'approbation des comptes — seule leur publicité est en jeu.