FEC : le fichier que tout contrôle demande — êtes-vous conforme ?

Depuis 2014, toute entreprise qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit être en mesure de remettre, dès le début d'un contrôle fiscal, un fichier des écritures comptables : le FEC. Cette obligation, prévue à l'article L47 A du livre des procédures fiscales, concerne la quasi-totalité des entreprises, de la TPE au grand groupe, quel que soit leur régime d'imposition. Le fichier est également demandé dans le cadre des examens de comptabilité menés à distance par l'administration. Concrètement, le vérificateur commence par exploiter le FEC avec ses propres outils d'analyse de données : tris, recoupements, détection d'anomalies. La qualité du fichier conditionne donc le climat du contrôle dès les premiers jours — un FEC propre et conforme installe une relation différente d'un fichier rejeté ou truffé d'incohérences.

Le format du FEC est normé par arrêté : un fichier à plat, dont chaque ligne correspond à une écriture comptable, décrite par dix-huit champs obligatoires — code et libellé du journal, numéro et date d'écriture, numéro de compte et son libellé, référence et date de la pièce justificative, libellé de l'écriture, montants au débit et au crédit, lettrage éventuel, date de validation, notamment. Les écritures doivent couvrir l'intégralité de l'exercice, reprendre les à-nouveaux et être numérotées de façon continue. Les points de rejet les plus fréquents : des dates de pièce absentes, des libellés vides ou génériques, des écritures de centralisation qui masquent le détail, des caractères interdits, ou un fichier qui ne s'équilibre pas. La DGFiP met à disposition un outil de test, Test Compta Demat, qui vérifie la structure du fichier : le passer sur chaque exercice clos est une précaution élémentaire.

Le défaut de remise du FEC, ou la remise d'un fichier non conforme, est sanctionné par une amende de 5 000 € par exercice contrôlé ou, en cas de rectification et si le montant est supérieur, par une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l'entreprise. Au-delà de l'amende, un fichier inexploitable peut conduire l'administration à considérer la comptabilité comme non probante, ce qui l'autorise à reconstituer le résultat par ses propres méthodes — situation toujours défavorable à l'entreprise. À l'inverse, un FEC conforme ne protège pas de tout, mais il cantonne le débat aux questions de fond. L'enjeu n'est donc pas seulement d'éviter l'amende : c'est de conserver la maîtrise de la discussion avec le vérificateur.

Un FEC conforme ne se fabrique pas au moment du contrôle : il reflète la tenue quotidienne. Quelques disciplines font la différence. Chaque écriture d'opérations diverses doit porter un libellé explicite et renvoyer à une pièce justificative identifiable — une OD de plusieurs dizaines de lignes libellée « régularisations » est un signal d'alerte pour tout vérificateur. Les dates de validation doivent être cohérentes avec le calendrier réel de la production comptable. Les comptes d'attente doivent être apurés avant la clôture. Enfin, en cas de changement de logiciel comptable, il faut vérifier que les exercices antérieurs restent exportables au format FEC : l'obligation porte sur tous les exercices soumis au droit de contrôle, pas seulement le dernier.