Facturation électronique : organiser la relation fournisseurs

La réforme de la facturation électronique est entrée dans sa phase opérationnelle le 1er septembre 2026. Depuis cette date, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. L'obligation d'émettre s'applique depuis la même date aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire, et s'étendra aux PME, TPE et microentreprises au 1er septembre 2027. Conséquence directe pour une TPE ou une PME : une partie de vos fournisseurs — les plus grands — vous adresse désormais ses factures par le circuit des plateformes. Si votre entreprise n'est pas raccordée et correctement identifiée, ces factures ne vous parviennent pas par ce canal. Le guide de démarrage de la DGFiP admet qu'une facture reçue par un autre canal soit traitée et payée, mais cette souplesse ne dispense pas de désigner une plateforme.

Le premier chantier est un état des lieux. Classez vos fournisseurs en trois groupes : les grandes entreprises et ETI, qui émettent en électronique depuis le 1er septembre 2026 ; les PME et TPE françaises, qui basculeront en 2027 mais peuvent émettre par anticipation ; et les fournisseurs étrangers, hors du champ de l'e-invoicing domestique mais dont les opérations relèvent de l'e-reporting. Pour le premier groupe, vérifiez que votre entreprise est correctement référencée dans l'annuaire du dispositif, avec le bon SIREN et la bonne plateforme de réception : c'est cet annuaire qui permet à la facture de vous trouver. Identifiez aussi les cas particuliers : fournisseurs qui facturent un SIRET d'établissement spécifique, entités multiples au sein de votre groupe, adresses de facturation historiques qui n'ont plus cours.

Recevoir une facture électronique change le travail au quotidien. La facture arrive sous un format structuré, porteur de statuts de traitement : elle peut être rejetée en cas d'anomalie technique, refusée si elle est contestée sur le fond, puis suivie jusqu'à son encaissement par le fournisseur. Il faut donc définir qui, dans l'entreprise ou au cabinet, consulte la plateforme, à quelle fréquence, qui valide ou refuse les factures et dans quels délais. Les circuits internes fondés sur le transfert de PDF par mail doivent être remplacés par un flux organisé autour de la plateforme, idéalement connectée à l'outil comptable pour éviter toute ressaisie. C'est aussi le moment de purger la base fournisseurs : doublons, coordonnées obsolètes, conditions de règlement non renseignées — autant de scories qui perturberont les rapprochements automatiques.

La fiabilité du dispositif repose sur une information réciproque. Écrivez à vos principaux fournisseurs pour leur confirmer les éléments d'adressage de vos factures : SIREN, SIRET de facturation le cas échéant, et toute référence interne indispensable au traitement — numéro de commande, code service. Demandez-leur en retour leur calendrier de bascule et le format qu'ils utilisent. Profitez-en pour rappeler vos exigences de fond : mentions obligatoires complètes, une facture par livraison ou par commande selon vos règles, délais d'envoi. Si un fournisseur tenu d'émettre vous adresse encore un PDF, vous pouvez lui demander de régulariser par le circuit électronique ; selon le guide de la DGFiP, cette demande n'est pas obligatoire pendant le démarrage et ne conditionne ni le paiement ni la déduction de la TVA. Ces échanges permettent aussi de repérer les fournisseurs en retard, avec lesquels un mode transitoire doit être organisé.