Factur-X, UBL, CII : comprendre les formats sans jargon

La réforme de la facturation électronique impose des factures dans des formats dits structurés, c'est-à-dire lisibles par des machines. Trois formats composent le socle retenu en France : Factur-X, UBL et CII. Tous trois transportent les mêmes informations — identification des parties, lignes de facture, montants, TVA — dans une syntaxe normalisée, conforme à la norme européenne de facturation électronique. La différence tient à la forme : deux d'entre eux sont des fichiers de données purs, le troisième combine un document lisible et des données structurées. Pour l'entreprise, l'enjeu n'est pas de devenir experte en syntaxe XML : c'est de comprendre ce que sa plateforme et ses logiciels échangent, et ce que ses clients et fournisseurs recevront concrètement à partir du 1er septembre 2026.

Factur-X est un format hybride : un PDF classique, que tout le monde peut ouvrir et lire, dans lequel est embarqué un fichier XML contenant les données structurées de la facture. C'est le format de la continuité : l'œil humain conserve sa facture habituelle, les systèmes d'information disposent des données exploitables automatiquement. Cette double nature en fait le format le plus naturel pour les TPE et PME, car il ne bouleverse ni les habitudes de lecture ni les circuits internes de validation. Attention toutefois : dans les échanges entre plateformes, ce sont les données structurées qui font foi. Le PDF visible doit donc refléter fidèlement le contenu du fichier de données — un point que les logiciels de facturation conformes garantissent nativement, mais qu'il faut vérifier lors du choix de l'outil.

UBL et CII sont des formats XML purs, sans couche visuelle : la facture est un fichier de données, que les systèmes lisent directement et que les plateformes peuvent restituer sous une forme lisible à la demande. Issus de standards internationaux — UBL est largement répandu dans les échanges européens, CII est porté par les travaux des Nations unies —, ils sont privilégiés dans les échanges entre grandes organisations et dans les flux fortement automatisés. Pour une PME, le choix du format n'est généralement pas un sujet quotidien : c'est la plateforme qui convertit et achemine les flux dans le format attendu par le destinataire. Ce qui compte est de vérifier que ses outils de facturation produisent des données complètes et correctes, quel que soit l'habillage retenu.

La réforme s'accompagne d'un enrichissement des mentions obligatoires des factures, parmi lesquelles le numéro SIREN du client, la nature de l'opération — livraison de biens, prestation de services ou opération mixte —, l'adresse de livraison lorsqu'elle diffère de celle du client, ou encore la mention de l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits le cas échéant. Ces données doivent figurer dans le fichier structuré, pas seulement sur l'image de la facture : un paramétrage incomplet du logiciel de facturation produit des factures non conformes en série. Côté conservation, les factures électroniques s'archivent sous leur forme d'origine, dans des conditions garantissant leur intégrité, pendant les délais légaux de conservation fiscale et commerciale. Un archivage sur simple boîte mail ne répond pas à ces exigences.