Congés payés à la clôture : calculer la dette et les charges

À la clôture, vos salariés ont acquis des congés qu'ils n'ont pas encore pris. Ces jours seront payés plus tard, mais ils rémunèrent un travail déjà effectué : la charge, avec les charges sociales correspondantes, appartient donc à l'exercice qui se termine.

Pour une clôture au 31 décembre, la dette porte sur deux blocs : le reliquat de congés de la période précédente non encore soldé, et les droits acquis depuis le début de la période de référence en cours. Celle-ci court, sauf accord collectif prévoyant une autre période, du 1er juin au 31 mai.

Le montant n'est pas anodin : il peut représenter l'équivalent de plusieurs semaines de salaires. L'oublier surévalue le résultat de l'exercice, donc l'impôt sur les bénéfices et, le cas échéant, le bénéfice fiscal qui sert de base à la participation des salariés. Les entreprises affiliées à une caisse de congés payés (bâtiment, spectacle) suivent un traitement spécifique.

Le point de départ est le décompte, par salarié, des jours acquis et non pris issu du logiciel de paie. Un salarié à temps plein acquiert en principe 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables sur une période complète.

Depuis la loi n° 2024-364 du 22 avril 2024, les périodes d'arrêt maladie ouvrent elles aussi droit à congés : 2 jours ouvrables par mois en cas de maladie non professionnelle, dans la limite de 24 jours par période, et 2,5 jours en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle. Ces droits doivent figurer dans le décompte de clôture. Pour le calcul du dixième, la rémunération correspondant aux périodes de maladie non professionnelle est retenue à hauteur de 80 %.

L'indemnité de congés se calcule selon la règle la plus favorable au salarié entre le maintien du salaire et le dixième de la rémunération brute perçue pendant la période de référence. Pour la clôture, on valorise les jours restants selon les deux méthodes et on retient la plus élevée. Le dixième l'emporte souvent lorsque le salarié perçoit des primes liées au travail ou des heures supplémentaires.

Les charges patronales s'ajoutent à cette indemnité : on applique au montant brut le taux moyen de cotisations patronales constaté pour chaque salarié ou catégorie de salariés.

Au sens strict, il s'agit d'une charge à payer et non d'une provision : le montant est connu avec une précision suffisante.

L'indemnité brute est portée au crédit du compte 4282 « Dettes provisionnées pour congés à payer », par le débit du compte 6412 « Congés payés ». Les charges sociales correspondantes sont portées au crédit du compte 4382 « Charges sociales sur congés à payer », par le débit des comptes de charges sociales concernés (comptes 645).

Ces écritures sont extournées à l'ouverture de l'exercice suivant. Seule la variation de la dette d'une clôture à l'autre affecte donc le résultat.

Un tableau de calcul par salarié justifie l'écriture. C'est un document régulièrement demandé lors d'une révision des comptes ou d'un contrôle.

Sur le plan fiscal, l'indemnité de congés payés constitue une charge de l'exercice au cours duquel les droits ont été acquis par le salarié (article 39, 1-1° bis du CGI). Les charges sociales et fiscales afférentes suivent le même traitement. La dette comptabilisée à la clôture est donc en principe déductible du résultat de l'exercice, sans retraitement extra-comptable. Seules quelques entreprises ayant conservé l'ancien régime optionnel déduisent les indemnités l'année de leur versement.

Erreurs fréquentes : un compteur non mis à jour des congés pris en décembre, des salariés sortis déjà soldés, l'oubli des droits acquis pendant un arrêt maladie, ou un taux de charges inadapté aux salaires bénéficiant d'une réduction de cotisations. Les droits placés sur un compte épargne-temps doivent également être valorisés, charges sociales comprises ; leur déduction fiscale suit des règles propres.

Un mandataire social sans contrat de travail (président de SAS, gérant de SARL) n'acquiert pas de congés payés au titre de son mandat : aucune dette n'est à constater à son titre. S'il cumule son mandat avec un contrat de travail réel, ses droits acquis au titre de ce contrat entrent dans la dette.